Jak znaleźć i wynająć optymalne biuro

Zakładanie firmy lub jej przeprowadzka oznacza z reguły konieczność wynajęcia pomieszczeń biurowych. Wybór jest spory, miejsca nie brakuje, w całej Polsce wciąż powstają nowe, najczęściej luksusowe biurowce, nietrudno więc o pomieszczenia w dobrej lokalizacji. Aby jednak nowe biuro było rzeczywiście tym, czego chce przedsiębiorca lub zarząd, musi być nie tylko funkcjonalne, wygodne, wynajmowane za rozsądną cenę i na dogodnych warunkach. Nie wystarczy bowiem, by podobało się szefowi lub całemu kierownictwu: również klienci i kontrahenci, a przede wszystkim pracownicy powinni się w nim czuć dobrze.

Nic o nich bez nich

Nie jest więc dobrą praktyką decydowanie o wynajmie bez udziału pracowników, choćby mieli być reprezentowani tylko przez jedną osobę. Rozsądny szef, gdy już ma coś na oku, zabierze ze sobą na wizytę w lokalu kogoś z personelu. Być może ów ktoś zauważy jakieś mankamenty, które przełożonemu nie przyszłyby nawet do głowy. Tymczasem nie brak w Polsce np. biur ulokowanych na poddaszach, gdzie latem panują iście afrykańskie upały, a klimatyzacji z różnych powodów nie ma i nie będzie. Zdarzają się biura w zagrzybionych budynkach, gdzie mykotoksyny atakują nawet z otworów wentylacyjnych. Jeśli nawet ktoś nie przejmuje się zanadto samopoczuciem pracowników, to zapewne nie jest mu obojętna wydajność ich pracy – już choćby dlatego warto skonsultować przewidziane do wynajęcia biuro z personelem lub jego reprezentantami.

Gdzie szukać? Choćby w internecie. Duży wybór lokali biurowych w największych polskich miastach dostępny jest na stronie officelist.pl. Opisano je w sposób ułatwiający wyszukiwanie i podjęcie wstępnej decyzji.

Centrum to nie zawsze najlepsze miejsce

Warto pamiętać, że cena wynajmu zależy w dużej mierze od lokalizacji biura. W centrum zawsze jest drożej, ale czy wszyscy muszą pracować w centrum? Wiele firm pracuje głównie w internecie, ma niewielu klientów odwiedzających je osobiście. Jeżeli tak jest, można pomyśleć o lokalu nieco od centrum oddalonym, o ile nie ma problemu z dojazdem komunikacją miejską. Nie wszyscy pracownicy mają samochody, a problemy z dojazdem będą powodowały ich spóźnienia do pracy. Trzeba też pomyśleć o parkingu: czy klienci i kontrahenci, a także pracownicy będą mieli gdzie zostawić swoje samochody?

Pamiętaj o spokoju i ciszy

W Warszawie, choć nie tylko tam, dobrze jest wziąć pod uwagę, czy dana okolica bywa często miejscem demonstracji i pochodów. Takie wydarzenia mogą utrudniać dojazd, a także – hałasem – samą pracę. Podobnie jest z lokalizacjami położonymi w pobliżu miejsc, gdzie organizuje się imprezy plenerowe z nagłośnieniem. Owszem, w dni powszednie takie wydarzenia odbywają się z reguły po południu i wieczorem, ale próby nagłośnienia przeprowadzane za dnia mogą okazać się bardzo uciążliwe, zwłaszcza jeśli brak klimatyzacji wymusza otwieranie latem okien.

Jeśli chodzi o powierzchnię, to zaleca się, by łącznie z salami konferencyjnymi i korytarzami wynosiła ona przynajmniej 18 m2 na każdego zatrudnionego. Zapewni to niezbędną przestrzeń i dobre samopoczucie w miejscu pracy.